Bekerja dari rumah: Apakah peranan ketua pentadbiran kepada stafnya?

VIRUS Corona atau Covid-19 sangat memberi kesan kepada seluruh kehidupan manusia pada abad ini sehinggakan Pertubuhan Kesihatan Sedunia (WHO) mengisytiharkan epidemik ini kepada pandemik.

Covid-19 merupakan pandemik kedua yang terbanyak pada abad ini selepas Sindrom Pernafasan Akut Teruk (SARS). Malah Pandemik Covid -19 yang sedang menular di seluruh dunia telah mengubah segala aspek kehidupan manusia secara global. Baik kehidupan peribadi mahupun sosial.

Ia turut mempengaruhi cara berfikir dan tingkah laku manusia dalam kehidupan seharian sama ada di peringkat individu, organisasi mahupun dalam sebuah negara itu.

Di Malaysia, prestasi ekonomi dijangka akan bertambah lemah memandangkan Perintah Kawalan Pemulihan (PKPP) yang dilanjutkan sehingga hujung tahun 2020 ini. Justeru dengan kelembapan aktiviti ekonomi ini menyebabkan ramai majikan terpaksa memberhentikan pekerja untuk mengurangkan kos penggajian.

Bagaimanapun masih ada beberapa sektor di Malaysia yang masih mampu mempertahankan para pekerja mereka tanpa pemberhentian atau pengurangan gaji khususnya dalam sektor awam. Sebagai contoh, sektor Pendidikan di universiti, walaupun pelajar institusi pengajian tinggi (IPT) kini menjalani aktviti pembelajaran secara atas talian, namun kakitangan universiti masih perlu meneruskan kerja atau tugasan hakiki seperti biasa.

Kepelbagaian skim jawatan yang ada di universiti menuntut kreativiti yang lebih kepada Ketua Pentadbiran untuk menentukan jenis tugasan yang sesuai diberi kepada staf sepanjang tempoh mereka terlibat dengan Bekerja Dari Rumah (BDR). Lebih merumitkan apabila ada dalam kalangan staf itu sendiri berada dalam kelompok skim teknikal yang menuntut mereka berada di lapangan.

Di Universiti Teknologi MARA (UiTM), seramai 2210 orang staf teknikal yang ada di seluruh sistem turut terlibat dengan BDR. Ia disebabkan UiTM mempunyai kampus cawangan di seluruh negara dan ada di antara staf UiTM yang terlibat dengan kawalan pergerakan di kawasan zon merah, tidak dapat keluar bekerja. Justeru, sebagai Ketua Pentadbiran adalah perlu membuat penentuan jenis tugasan staf yang boleh dibuat di rumah oleh para stafnya.

Bukan semua tugas staf teknikal dapat dibuat dari rumah kerana seperti diketahui umum bahawa tugas-tugas staf teknikal adalah di tempat mereka bekerja seperti di bengkel, makmal, studio, padang, tapak kajian, tapak pembinaan, stesen janakuasa atau tugas ‘outdoor’ yang lain. Ada sesetengahnya perlu berada dalam mode ‘bersiap sedia’ sekiranya diperlukan dalam keadaan kecemasan.

Namun dalam keadaan tertentu seperti dalam tempoh kawalan pergerakan sepertimana sekarang, cara bekerja juga memerlukan kebiasaan baharu. Walaupun terdapat kajian yang didedahkan dalam artikel yang ditulis oleh Kate Bravery dan Avantikar Tomar (2020) bertajuk How Companies And Employees Can Make Their Best Coronavirus Comeback, menunjukkan 78% bahawa pekerja bersetuju untuk dilatih semula (reskilling), namun golongan penyelia pula percaya hanya 45% pekerja sahaja yang dapat menerima dan menyesuaikan diri dengan kebiasaan baharu ini.

Kita tidak mempunyai pilihan kecuali untuk terus belajar menjalani kehidupan bersama-sama Covid-19. Perkara ini tidak mustahil dilaksanakan kerana ia telah dibuktikan oleh Kementerian Kerja Raya yang pernah memulakan program perintis BDR membabitkan staf yang berkhidmat di kementerian itu terutama mereka yang bertugas sebagai Penolong Juruukur Bahan, Pelukis Pelan dan Juruteknik di Jabatan Kerja Raya dengan tempoh percubaan selama tiga bulan dalam tahun 2020.

Konsep dan budaya kerja baharu ini perlahan-lahan akan diterima baik sebagai budaya kerja baharu dalam sektor awam. Bagi mendepani cabaran itu, pihak Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) telah mengambil langkah awal dengan mengeluarkan Surat Edaran Bekerja Dari Rumah Berikutan PKP dan Penutupan Premis Kerajaan bertarikh 17 Mac lalu.

Malah JPA juga telah memperincikan kaedah pelaksanaan budaya kerja ini dengan menyediakan panduan kepada penjawat awam melalui Soalan Lazim (FAQ) supaya anggota perkhidmatan awam lebih jelas dan memahaminya untuk dilaksanakan.

Antara kelebihan konsep BDR kepada majikan ialah, ia akan dapat mengurangkan kos operasi seperti sewa pejabat, bangunan, tempat letak kereta, bil utiliti dan penyelenggaraan.

Kita perlu akui ini adalah antara kos yang sentiasa ingin dijimatkan oleh para majikan. Misalnya, bagi sektor awam yang bukan berteraskan perniagaan dan keuntungan, sudah semestinya kos seperti ini akan menjejaskan peruntukan tahunan yang sepatutnya boleh disalurkan untuk pelbagai projek atau program kebajikan rakyat.

Menurut Fellicity Hannah (2020) dalam artikel beliau bertajuk The Firm with 900 staff and no office beliau berkongsi kisah Cate Hutson seorang pekerja syarikat Multinasional yang telah mempunyai 930 pekerja di pelbagai negara dan sentiasa berjaya menyelamatkan perbelanjaan melalui penjimatan.

Malah penjimatan tersebut dapat menampung kos penerbangan dan penginapan pekerja syarikat itu dalam acara tahunan sebagai insentif berbentuk percutian.

Malah jika ada antara mereka bekerja dalam sebuah coffee house pun, minuman mereka dibayar oleh syarikat. Ia masih jauh lebih menjimatkan dari menyediakan ruang pejabat khusus kepada pekerja.

Justeru cabaran dan tanggungjawab ini perlu diambil oleh Penyelia atau Ketua Pentadbiran masing-masing untuk mengenalpasti tugas-tugas yang sesuai untuk kumpulan staf ini melaksanakannya di rumah. Antara panduan mengenalpasti tugas yang sesuai adalah seperti disenaraikan di bawah

1) Melihat jenis tugas

2) Mengenalpasti keperluan dalam pelaksanaan tugas

3) Mengenalpasti kemudahan yang staf ada jika berada di rumah,

4) Mengenalpasti kebolehan atau kelebihan pengetahuan yang ada pada staf tersebut

5) Mengenalpasti i apa yang perlu ditambahbaik oleh organisasi yang berkaitan dengan bidang tugas tersebut

6) Mewujudkan senarai pendek apa yang boleh dan apa yang tidak dapat dibuat apabila kesemua elemen tersebut diambilkira,

7) Berbincang dengan staf terlibat

8) Membuat keputusan.

Antara kerja-kerja yang mungkin boleh dilaksanakan oleh staf teknikal selama BDR adalah seperti berikut:

1) Tugas melibatkan kemasukan data

2) Tugas pengemaskinian rekod seperti senarai rekod aset dan rekod pelupusan,

3) Tugas pelaksanaan atau pengemaskinian Manual Proses Kerja mengikut fungsi tugas

4) Membuat rakaman secara video proses kerja untuk tujuan demonstrasi atau sekadar sesi perkongsian ilmu,

5) Menambahbaik sistem aduan maklumbalas pelanggan yang berkaitan dengan proses kerja masing-masing

Setiap tugas yang dilaksanakan secara BDR memerlukan satu sistem pemantauan kerja yang mudah diakses sebagai contoh minit log kerja yang memudahkan staf berkenaan mengemaskini tugasan mereka dari masa ke semasa.

Ia secara tidak langsung membantu Penyelia atau Ketua Pentadbiran melihat progres setiap tugas yang diberi tanpa perlu mengeluh soal keberadaan staf.

Mekanisma ini juga dapat memastikan integriti, amanah dan tanggungjawab kakitangan yang bertugas di rumah dapat dijaga dan dipantau dengan baik secara sistematik.

Ia juga dapat menjadi alat pengukur bagi melihat kuantiti dan kualiti kerja staf dan seterusnya memudahkan penilaian prestasi dibuat oleh ketua pada setiap penghujung tahun.

Sejajar dengan perkembangan teknologi maklumat yang pantas dan terkini pastinya semua tugas dapat dilakukan dengan mudah jika disokong dengan keperluan teknologi maklumat seperti akses internet dan teknologi digital.

Paling asas adalah teknologi yang mampu membuat penghantaran mesej dan video dan segala bentuk perisian yang membolehkan kolaborasi dan pemantauan dilaksanakan di mana-mana lokasi tanpa had.

Hal ini memperlihatkan kepada kita bahawa bekerja dari rumah ini tidak mustahil dilaksanakan kerana telah ada contoh organisasi yang melaksanakan konsep ini dengan jayanya.

Pihak majikan pula tidak perlu khuatir dengan kepelbagaian skim jawatan yang terlibat di organisasi masing-masing. Hanya kita yang perlu mengubah cara berfikir dan berani mencuba sesuatu yang baharu.

*Noor Asyikin Md. Nor ialah Timbalan Pendaftar Kanan, Fakulti Senibina Perancangan dan Ukur (FSPU), UiTM